Hybride Events – Nur ein vorübergehender Trend oder die Zukunft der Veranstaltungsbranche?

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Titelbild: HYBRID EVENT in den HONG KONK STUDIOS, Hamburg

Präsenzveranstaltungen sind zurzeit so eine Sache: die Bestimmungen wechseln beinahe täglich, ebenso die Anzahl der Personen, die an einer Veranstaltung teilnehmen dürfen. Die Lösung: Hybride Events! Diese bis Anfang 2020 eher mäßig beliebte Veranstaltungsform genießt aktuell einen regelrechten Boom. Hybrid-Events, Hybrid-Workshops und Hybrid-Seminare schießen wie Pilze aus dem Boden.

Doch was verbirgt sich genau hinter einer hybriden Veranstaltung? Und noch viel spannender: Sind sie gekommen, um zu bleiben? Was passiert nach Corona – setzen sie sich langfristig durch?

In diesem Beitrag möchten wir Dir eine kleine Einführung in die Welt der hybriden Veranstaltungen geben und Dich mit den Chancen aber auch mit den Herausforderungen dieser besonderen Veranstaltungsform bekannt machen.

Was ist eine hybride Veranstaltung?

Wie „hybrid“ bereits andeutet, handelt es sich bei dieser Veranstaltungsform um eine Zwischenform beziehungsweise um einen Mix aus Online- und Offline-Veranstaltung. Bei einer hybriden Veranstaltung ist ein Teil der Gäste physisch anwesend, während der andere Teil von zu Hause aus virtuell teilnimmt. Die virtuelle Übertragung eines Live-Events allein macht es noch nicht zu einer hybriden Veranstaltung. Das Zauberwort lautet: Interaktivität! Online- und Offline-Publikum sollen dabei möglichst vergleichbare Interaktionsmöglichkeiten haben und die Veranstaltung mitgestalten. Hierzu können beispielsweise Votings und Chat-Tools verwendet werden. Aber auch offene Fragen, die die Moderatorin oder der Moderator direkt an die über Screens zugeschalteten virtuellen Gäste stellt, sind denkbar.

Doch wieso nicht gleich eine rein virtuelle Veranstaltung? Ganz einfach: Veranstaltungen leben von der Atmosphäre! Hybride Events transportieren die Live-Events-Atmosphäre der Vor-Ort-Besucher direkt in die vier Wände des Online-Publikums.

Die Vorteile einer hybriden Veranstaltung

Ortsunabhängig und Corona-konform

Sind Teilnehmer:innen zeitlich oder ortsbedingt verhindert, können sie einfach live von überall auf der Welt zugeschaltet werden. Voraussetzung sind lediglich eine stabile Internetverbindung sowie ein entsprechendes Endgerät. Auch auf plötzliche Änderungen der Corona-Bestimmungen kann gegebenenfalls flexibel reagiert werden, indem ein größerer Teil der Gäste statt in Präsenz virtuell an der Veranstaltung teilnimmt.

Zeitersparnis

Es muss nicht mehr von allen Gästen eine physische Wegstrecke überwunden werden, um an der Veranstaltung teilzunehmen. Besonders profitieren so Teilnehmende, die aus zeitlichen Gründen nicht hätten pünktlich vor Ort erscheinen können. Durch das Wegfallen der zeitintensiven An- und Abreise für das Online-Publikum, können diese Personen trotzdem an der Veranstaltung teilnehmen.

Nachhaltigkeit

Auch die Umwelt freut sich, denn ein Teil der Gäste spart sich den Weg zum Veranstaltungsort. Dieser hätte ansonsten vielleicht mit dem Auto oder sogar mit dem Flugzeug zurückgelegt werden müssen. Zudem kann ein verantwortungsvoller Umgang mit Ressourcen und ein möglichst geringes Müllaufkommen bei einer kleineren Teilnehmergruppe vor Ort viel leichter sichergestellt werden.

Erweiterung von Reichweite und Zielgruppe

Durch die virtuelle Komponente der Veranstaltung ist es möglich, eine Vielzahl an Besucher:innen virtuell auf der Veranstaltung zu begrüßen. So kann trotz hoher Teilnehmerzahl verantwortungsvoll mit den Corona-Hygiene-Maßnahmen umgegangen werden. Überdies bieten hybride Veranstaltungen die Möglichkeit, auch Gäste, die sich beispielsweise auf einem anderen Kontinent befinden, für die Veranstaltung zu gewinnen. Ferner könnte die Veranstaltung aufgezeichnet werden und im Nachhinein für Interessierte beispielsweise auf der eigenen Webseite bereitgestellt werden. Eine super Werbung und der Reichweite sind keine Grenzen gesetzt!

Die Hürden einer hybriden Veranstaltung

Komplexität des Ablaufs

Nicht nur die Teilnehmer:innen vor Ort, sondern auch die virtuellen Gäste sollen in das Programm eingebunden werden. Das ist oft leichter gesagt als getan, denn jede Information muss beiden Gruppen zugänglich gemacht werden. Vor allem für die Kommunikation während der Veranstaltung bedeutet das einen hohen technischen Aufwand. Wir raten daher, mehrere Personen in den Ablauf zu integrieren, die sich um die Bedürfnisse und die Betreuung einer konkreten Gruppe kümmern.

Technische Herausforderung

Frau hält sich den Kopf am Arbeitsplatz im Home Office

Der Erfolg einer hybriden Veranstaltung steht und fällt häufig mit der Technik! Besonders neue und komplizierte Geräte und Tools können dabei eine große Herausforderung sein. Wir empfehlen, im Vorhinein ausreichend Zeit einzuplanen, um sich mit den technischen Gegebenheiten vertraut zu machen und um den Ablauf durchzuspielen. Gerade bei der ersten hybriden Veranstaltung kann außerdem die Unterstützung durch eine technische Expertin oder einen Experten sinnvoll sein. Neben zahlreichen Unternehmen, die sich auf hybride Events spezialisiert haben, bieten auch viele unserer Raumanbieter:innen bei Buchung ihrer Location ihren technischen Support an und unterstützen Dich bei der Verwirklichung Deines hybriden Veranstaltungskonzepts. Hinweise zu den Unterstützungsangeboten findest Du in den Beschreibungen der jeweiligen Rauminserate.

Unser Fazit

Die Verknüpfung der beiden Welten, online und offline, ermöglicht ganz neue, innovative Möglichkeiten, die sowohl dem Online- als auch dem Offline-Publikum ein unvergessliches Erlebnis bereiten können. Die Vorteile hybrider Veranstaltungen für Teilnehmer:innen und Veranstalter:innen sind unserer Ansicht nach so groß, dass wir denken, auch in Zukunft werden hybride Events weiter bestehen und ganz neue Möglichkeiten bieten. Unsere Prognose: Hybride Veranstaltungen werden auch in den kommenden Jahren immer mehr an Bedeutung gewinnen und die Veranstaltungsbranche mit ihrem innovativen, digitalen Charme erweitern.

Was denkst Du? Wird sich diese Art von Veranstaltung durchsetzen? Was sind Deiner Meinung nach Vor- und Nachteile? Hast Du vielleicht sogar bereits ein Hybrid-Event veranstaltet oder an einem teilgenommen?

Wir freuen uns, wenn Du uns an Deinen Erfahrungen teilhaben lässt.

Herzliche Grüße
Dein RAUMPERLE-Team

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