Unsere Tipps für erfolgreiche und einzigartige hybride Veranstaltungen

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Das Meeting hat schon vor 5 Minuten begonnen, aber drei Personen haben noch Probleme, ihre Kamera anzuschalten, bei Person 4 läuft der Ehemann im Hintergrund durchs Bild und aus dem Mikrofon von Person 7 kommt ein unangenehm lautes Rascheln. Kommt Dir das bekannt vor? 

Digitale Veranstaltungen bringen so ihre Tücken mit sich, genauso wie Liveevents ihre eigenen Problemstellen haben. Was aber, wenn man beide Veranstaltungsarten vereint zu einer Mischung aus Virtual Event und Präsenzveranstaltung?  

Dann nennt sich das „Hybrid-Event“ und bringt eine Mischung sowohl der Vorteile als auch der Schwierigkeiten beider Veranstaltungsarten mit sich. 😉 Aber vor allem auch neue Möglichkeiten und einen spannenden neuen Eventcharakter. Und für die altbekannten sowie neuen Hindernisse, die sich ergeben könnten: Keine Sorge, für alles gibt es eine Lösung! Wir teilen Dir heute unsere Tipps mit, wie Du Probleme vermeiden und so ein erfolgreiches und einzigartiges hybrides Event organisieren kannst. 

Vorbereitung ist das A und O 

Wir finden, dass eine gute Vorbereitung der Schlüssel zum Erfolg ist. Das Zusammenspiel aus Technik, Themeninhalten und Interaktion verlangt viel ab. Eine gut durchdachte Struktur macht in diesem Fall viel Sinn. Nimm Dir deshalb genügend Zeit für die Planung und Vorbereitung Deiner Veranstaltung und achte auch auf die kleinen Dinge, die im ersten Moment vielleicht nicht wichtig scheinen. Hier hilft eine Checkliste mit einer Auflistung der Materialien, die noch gekauft, gebucht oder ausgeliehen werden müssen. Zudem solltest Du Dir Gedanken machen über die Aufgabenverteilung und Zuständigkeit der Mitwirkenden Deiner hybriden Veranstaltung. Die gründliche Einweisung sowie klare Absprachen zwischen Moderatoren, Technikern oder Spezialisten können für Dein Event entscheidend sein und maßgeblich zum Erfolg beitragen. 

Was möchtest Du mit Deiner hybriden Veranstaltung erreichen? 

Bei der Planung deines hybriden Events solltest Du auch stets daran denken: Was ist das Ziel Deiner Veranstaltung? Was soll Dein Publikum mitnehmen? Nachdem Du Dir darüber bewusst geworden bist, kannst Du Dein hybrides Event/ Deinen hybriden Workshop entsprechend vorbereiten: 

  • Passen Veranstaltungslänge und Inhalte zum Ziel? 
  • Welche Möglichkeiten für Interaktion gibt es für die online und offline Zuschauer? 
  • Ist die erforderliche Technik vorhanden? 
  • Ist eine zuverlässige Streaming Software vorhanden? 

Wen möchtest Du erreichen?

Ebenso ist es wichtig, im Vornherein die Frage zu klären: Wer nimmt an Deiner Online-Veranstaltung teil? Wenn es möglich ist, eine Zielgruppe vorher zu identifizieren, kannst Du Dein Event auf diese Zielgruppe gekonnt auslegen. Jede Person besitzt eine Erwartungshaltung. Was könnte Deine Zielgruppe erwarten? Wie kannst du das Publikum dazu bewegen, miteinander zu agieren? 

Interaktionsmöglichkeiten

Die Online-Teilnehmer:innen sollten nie vernachlässigt werden. Denn egal ob die Zuschauer:innen physisch anwesend sind oder von Zuhause aus zuschalten – jede:r möchte willkommen sein und im Geschehen eingebunden werden. Deshalb sollte im Programm darauf geachtet werden, dass auf das ganze Publikum – sei es online oder offline – eingegangen wird. Beispielsweise können hier zwei Personen für die Moderation eingesetzt werden: eine für das Publikum das vor Ort teilnimmt und eine für das Online-Publikum, das ortsunabhängig mitmacht. Eine Möglichkeit, um mit dem Offline-Publikum interagieren zu können, bieten Umfragetools wie Mentimeter oder Sli.do. Ein integrierter Chat beim Livestream ist ebenso eine gute Wahl und regt zur Diskussion an. 

Technik 

Für Raumanbieter:innen lohnt es sich zurzeit mehr als je zuvor, ihre Räume mit dem gängigen Equipment auszurüsten das es braucht, um hybride Veranstaltungen auszurichten. Das Wichtigste ist sicher eine stabile und leistungsfähige Internetverbindung. 

Ausstattungs-Checkliste

Außerdem ist folgende weitere Technik wichtig für Deine digitale Veranstaltung: 

  • Eine Kamera 
  • Gutes Licht (ggf. Ringlicht besorgen) 
  • Funktionsfähiger PC oder Laptop mit guter Leistung 
  • Headset und Mikrofon 
  • ggf. Beamer
  • Whiteboards und Flipcharts
  • ggf. ein Monitor, auf dem der/die Referent:in sich selbst sehen kann
  • Streaming Software wie MS Teams, Zoom oder WebEx mit entsprechender Lizenz

Hilfe vom Profi

Brauchst Du noch ein wenig Hilfe für den Start, wäre es an dieser Stelle sinnvoll, einen Profi für Webinare oder Livestreams zu buchen. Für Deine erste hybride Veranstaltung kann dies sehr vorteilhaft sein. Er oder sie kann Dir ein Gefühl von Sicherheit geben sowie wertvolle Tipps. So hast Du auch gleich einen Ansprechpartner/ eine Ansprechpartnerin vor Ort, der/die Dir zur Seite steht.  

Die Aufmerksamkeit Deines Publikums lenken

Wenn Du mit Folien arbeitest solltest Du darauf achten, die Aufmerksamkeitsspanne hochzuhalten. Dies kannst Du, indem Du mit einem modernen Schnitt sowie Soundeffekten arbeitest. Einspieler machen nämlich Lust auf mehr, genauso wie spannende Teaser für kommende Themenpunkte.

Behalte auch im Hinterkopf, dass die Zuschauer:innen vor dem Screen nicht die Atmosphäre vor Ort live erleben und deswegen nicht auf die gleiche Weise eingebunden werden wie die Offline-Teilnehmer:innen. Die virtuellen Gäste können viel schneller abgelenkt werden. Deshalb ist es wichtig, für Abwechslung zu sorgen, damit sie „bei Dir bleiben“. Zum Beispiel könntest Du (oder die vortragende Person) verschiedene Bühnenpositionen einnehmen. Oder vielleicht lässt Du Dein Hybrid-Event direkt in verschiedenen Locations stattfinden? So wechseln die Rollen der Online- und Offline-Teilnehmer:innen zwischendurch vielleicht sogar? Auch die Programmpunkte können durch bestimmte Lichtverhältnisse und verschiedenen Farben optisch voneinander getrennt werden und so nochmal einen neuen Aufmerksamkeits-Fokus erregen.  

Der Zeitplan

Achte darauf, Deinen vorgefertigten Zeitplan einzuhalten. Bei Livestreams besteht die Möglichkeit, dass virtuelle Gäste nur zu einem bestimmten Zeitpunkt digital dazukommen können. Wenn der Stream dann nicht mit dem Programmpunkt übereinstimmt, kann es dazu führen, dass sie den Eventraum wieder verlassen. 

Du solltest auch darauf achten, dass Dein hybrides Event nicht zu lange dauert, bzw. baue bei längeren Events an sinnvollen Stellen Pausen ein (siehe nächster Abschnitt). Denke hierbei an die Zuschauer:innen, die von einem anderen Ort aus online zuschauen. Nicht jede Person kann mit voller Konzentration fünf Stunden auf seinen Bildschirm schauen und zuhören.  

Nicht die Pausen vergessen!

Für längere Livestreams sollten Pausen mit eingeplant werden. Hier kannst Du Dir überlegen, wie Du Dein Offline- und Online-Publikum in den Pausen unterhalten kannst. Du solltest nämlich vermeiden, dass die virtuellen Zuschauer eine leere Bühne oder die letzte Folie der Präsentation sehen. Auch sie sollen das Gefühl bekommen, live dabei zu sein. Wie wäre es an der Stelle mit spannenden Chat-Räumen, eine Feedbackrunde oder einem virtuellen Rundgang durch das Gelände?

So, nun ist die Theorie vorbei – Zeit, dass Du die eben genannten Punkte umsetzt und aktiv mit dem Planen Deines hybriden Events beginnst. 😉 Wir hoffen, unsere Tipps und Tricks können Dir dabei helfen und wir freuen uns über Dein Feedback!

Dein RAUMPERLE-Team.

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